Как наладить оперативное управление денежными потоками. Кейс энергетической компании

02.10.2019

Время чтения:~3мин.

Компания «Перспектива» занимается производством электро- и тепловой энергии в Челябинской области. Представительства расположены в 5 городах региона и обеспечивают энергией оптовых покупателей.

Уровень регламентации бюджетного управления в компании достаточно высок. В бюджетном процессе участвует большое количество сотрудников – порядка 50. Это не только руководители компании и сотрудники финансово-экономических служб, но и специалисты таких подразделений, как техническая служба предприятия, служба сбыта, административный и юридический отделы, производственные участки, и т.д.

655464444444444444.png

Рисунок 1. Центры финансовой ответственности

Сотрудники выступают инициаторами заявок на осуществление платежей. Заявки до проекта формировались в бумажном виде. Из-за большого объема документов некоторые из них могли дублироваться, долго согласовываться руководителями по установленному регламенту. Все это отрицательно сказывалось на эффективности управления денежными средствами предприятия.

На обработку заявок и внесение данных в excel требовались большие трудозатраты. Порой из-за сбоя в настройках системы информацию по платежам приходилось восстанавливать вручную, что было весьма долго и затруднительно.

Кроме того, возникали проблемы с несвязностью платежей и утвержденного бюджета. Платежи осуществлялись не системно. Из-за большого количества объемов документации контролировать их было достаточно сложно.

Также отмечалось высокая трудоемкость сбора фактического бюджета. Фактический БДДС собирался вручную путем выборки информации из регистров бухгалтерского учета, электронных таблиц управленческого и оперативного учета.

Компания «Перспектива» обратилась в «Первый Бит» за удобным инструментом для планирования, контроля план-факта оплат и приходов денежных средств в реальном времени. В результате было принято решение о внедрении БИТ.ФИНАНС – программы на платформе 1С, которая позволяет систематизировать движение денежных средств всей компании.

Новая система позволила автоматизировать процесс взаимодействия подразделений при планировании БДДС, улучшить процедуры планирования оперативного управления денежными средствами, обеспечить более высокий уровень визирования документов и их согласования.

67876867.png 

Рисунок 2. Статьи оборотов

Одно из главных достоинств внедренной системы – электронный финансовый документооборот, когда в программе одновременно работает, большое количество пользователей, которые:

  • инициируют платежи;
  • проверяют и допускают эти платежи исходя из утвержденных бюджетов на уровне:
    • центров финансовой ответственности;
    • контроля со стороны финансово-экономического отдела;
    • контроля со стороны высшего руководства по избранным бюджетным статьям.

Это осуществляется через комплексную систему бюджетного процесса, маршрутов согласований, назначенных статусов и полномочий, которая представляет собой набор задач, необходимый для выполнения каждым конкретным сотрудником. Набор задач соответствует бюджетному регламенту и ролям в информационной системе.

56567567.png

Рисунок 3. Пример маршрута согласования заявок платежей

На рабочее место каждого исполнителя приходит уведомление о том, что для него поступила задача, что ему необходимо завизировать в установленные сроки соответствующий финансовый документ: заявку или реестр платежей.

546546456.png 

Рисунок 4. Пример алгоритма визирования

Разграничение прав и полномочий заключается в том, что для каждого исполнителя в соответствии с его ролью в бюджетном процессе организации настраивается доступ к определенным типам задач, к определенным аналитическим измерениям бюджетной системы:

  • ЦФО-подразделениям;
  • статьям бюджета.

Исполнителю приходят только те задачи, которые ему необходимо решить. Это могут быть задачи, связанные с планированием показателей, ведением и актуализацией нормативно-справочной информации, согласованием и утверждением заявок, бюджетов. Такой подход позволяет существенно повысить эффективность взаимодействия подразделений за счет четкой персонализации задач. 

677868999.png

Рисунок 5. Заявки на расходование денежных средств

567567777.png

Рисунок 6. Реестр платежей

В ходе проекта было внедрено мобильное приложение БИТ.ФИНАНС. Оно позволяет со смартфона или планшета управлять задачами, визировать документы из любой точки мира, отслеживать и оперативно корректировать финансовую ситуацию в компании.

7657567000.png 

5656756111.png

56756101010.png

Рисунки 7-9. Отчетность и диаграммы в БИТ.Финанс

Ключевыми результатами проекта по автоматизации в компании «Перспектива» можно назвать следующие:

  • Снизилась трудоемкость ввода информации благодаря внедрению блока «Казначейство».
  • Руководители и исполнители могут отслеживать статусы заявок на расходование денежных средств, реестров платежей на каждом этапе – с момента создания заявки до оплаты.
  • Решение позволило установить лимиты расхода денежных средств и обеспечило платежную дисциплину компании.
  • Настроен механизм соответствия учетной информации, регламентированного и управленческого учета, что помогло устранить проблему трудоемкости и скорости сбора фактического бюджета.
  • Настроена уникальная модель прав доступа, обеспечивающая доступ к узкой информации конкретных подразделений и широкого состава сотрудников в соответствии с их полномочиями.
  • Реализовано мобильное приложение для визирования заявок на расходование денежных средств и иных финансовых документов, что позволяет руководителям компании в любом месте и в любое время управлять процессом согласований и ускорять принятие финансовых решений.

Если у вас есть вопросы по автоматизации финансового учета, обращайтесь к специалистам компании «Первый Бит».

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

  • Twitter
  • OK
  • Facebook
  • Vk
#Управленческий учет #Финансовый учет

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!