Выберите регион:
Ваш город:
Челябинск
ISO 9001:2008
Оставьте отзыв о нашей работе
24.06.2016

Проект «Первого БИТа» помог ГБУ ДПО РЦОКИО повысить эффективность документооборота


Документооборот в нашем учреждении нуждался в серьезной модернизации. Задачи на исполнение сотрудникам ставились в устной форме, отслеживать их выполнение было сложно. На бумаге велась вся работа с договорами и обращениями граждан. Сложности контроля приводили к пропуску сроков исполнения и отработки этих документов.

Ситуация в корне изменилась после внедрения системы «1С:Документооборот». Контроль за исполнением заданий стал удобным и простым, значительно повысилась исполнительская дисциплина. Договоры продляются и исполняются точно в срок, а их согласование легко отслеживается на всех этапах. Решены и многие другие задачи, связанные с документацией учреждения.

Мы благодарим «Первый БИТ» за профессиональный подход и качественно выполненную работу! Рекомендуем эту компанию как надежного и ответственного партнера!

Константин Греков,
начальник технического отдела ГБУ ДПО РЦОКИО


Информация о заказчике

Государственное бюджетное учреждение ДПО «Региональный центр оценки качества и информатизации образования» является некоммерческой организацией, оказывающей услуги дополнительного профессионального образования в Челябинской области. Также учреждение:

  • разрабатывает методические материалы;
  • проводит диагностические и мониторинговые исследования и разработки;
  • координирует федеральные и международные проекты исследований в образовании;
  • оказывает другие услуги дополнительного образования.

Учредителем организации является Министерство образования и науки Челябинской области.


Цели и задачи проекта

Главной целью проекта было повышение эффективности документооборота в учреждении. Для этого требовалось:

  • Полностью автоматизировать работу с документами, минимизировать ручной труд;
  • Перевести документооборот с бумажных носителей в электронный формат;
  • Ускорить согласование договоров;
  • Наладить контроль за исполнением задач;
  • Исключить потери документов и договоров;
  • Сократить сроки отработки обращений граждан.

Описание проекта

Работа с договорами и документами в ГБУ ДПО «Региональный центр оценки качества и информатизации образования» велась вручную, на бумаге. Отсутствовал надежный контроль за сроками продления и исполнения договоров, значительное время отнимал процесс согласования. Из-за устаревших методов работы с бумагами терялись документы. Невозможно было отслеживать сроки отработки обращений граждан.

Организации требовалась современная и надежная система документооборота. В качестве оптимального решения был выбран программный продукт «1С:Документооборот ПРОФ». Для его внедрения руководство учреждения пригласило специалистов компании «Первый БИТ».

Сотрудники «Первого БИТа» установили и настроили новое программное обеспечение. Для юридической службы были разработаны эффективные схемы согласования договоров.

С целью контроля за исполнением задач были созданы отчеты об исполнительской дисциплине. Руководство получило удобные инструменты, позволяющие быстро выяснить, на каком этапе находится каждое из поставленных заданий.

Специалисты также загрузили в программу типовые шаблоны документов, структурировали номенклатурные позиции, согласовали и утвердили виды документов. В результате была сформирована четкая структура документации, задающая жизненный цикл каждого документа и помогающая отслеживать и контролировать работу с документацией на всех стадиях.

Важной частью проекта стала обработка обращений граждан. В систему были добавлены необходимые номенклатурные позиции и установлены четкие сроки отработки обращений. Это помогло учреждению повысить результативность работы с обращениями и сократить сроки отработки.

Для специалистов учреждения было проведено обучение работе в новом программном обеспечении.


Результаты проекта

Проект помог автоматизировать и перевести в электронный формат работу с документацией учреждения и значительно повысить эффективность труда специалистов.

  • Участие ручного труда в создании и контроле за жизненным циклом документов сведено к минимуму;
  • Повысилась скорость согласования договоров, исключены пропуски сроков их продления и прекращения;
  • Созданы эффективные инструменты контроля за исполнительской дисциплиной;
  • Значительно сокращены сроки и повышена результативность отработки обращений граждан;
  • Сведены к нулю случаи утраты документов и договоров благодаря электронной базе документооборота.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Челябинск
ул. Каслинская 77

+7(351) 247-07-77




Заказчик проекта:
ГБУ ДПО РЦОКИО (Государственное бюджетное учреждение дополнительного профессионального образования «Региональный центр оценки качества и информатизации образования»)

Отрасль:
Образовательные услуги

Специфика:
Дополнительное профессиональное образование

Масштаб деятельности:
Крупнейший центр дополнительного профессионального образования в Челябинской области по количеству оказываемых услуг. Учреждение также разрабатывает методические материалы, выполняет диагностические и мониторинговые исследования и оказывает другие услуги дополнительного образования.

Штат:
61

Центральный офис:
Челябинск




Бизнес-задачи:
Документооборот

Программные продукты:
1С:Документооборот ПРОФ.

Автоматизировано рабочих мест:
30

Автоматизированные структурные единицы:
Администрация, Канцелярия, Юридический отдел, Технический отдел, Отдел кадров

Продолжительность проекта:
1,5 месяца


Прямая линия

Свяжитесь с менеджером этого проекта напрямую
и задайте ему вопросы лично!

Возврат к списку

Выберите регион:
Контакты
Офисы в Челябинске

Узнайте первым об акциях и скидках и получайте профессиональные новости, а также советы по «1С» – еженедельно!


Если вы заметили ошибку, сообщите нам, выделив проблемный текст и нажав Shift + Enter. Спасибо!